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Case: como montar um escritório para cem pessoas em 15 dias?


Missão impossível: empresa precisa se instalar em São Paulo, com uma filial que contará com cem estações de trabalho para a área administrativa, contudo, possui menos de um mês para encontrar o local e montar o escritório, deixando tudo preparado para a chegada no aeroporto dos colaboradores que atuarão na unidade.

Pode parecer uma loucura, mas todo esse processo foi real e se viabilizou graças à atuação da Gowork, empresa especializada em terceirização em de espaços. “Na verdade, o prazo que fechei com a empresa era de 15 dias, contando o período para a locação do espaço, tem que ser tudo muito rápido. O diretor da empresa chegou a apostar que não entregaríamos a tempo, entretanto, mesmo tendo um feriado atingimos nossa meta. Pena que não entrei na aposta”, diverte-se o proprietário da Gowork, Fernando Bottura.

Por motivo de confidencialidade não se pode dizer o nome da empresa contratante, mas, a satisfação é uma certeza. Para atender a essas necessidades a empresa de Bottura possui uma estrutura ampla de BackOffice. “Temos a experiência de ter montados diversos escritórios em São Paulo, por isso, sempre temos armazenadas, ao menos, cem estações de trabalhos prontas para serem instalada”, lembra Bottura.

O atendimento desse tipo de demanda se torna cada vez mais frequente nos grandes centros. Com a percepção de grandes e medias empresas de que se leva um longo tempo e muito trabalho para gerenciar esse processo montagem de um escritório, a terceirização desses trabalhos se tornam algo viável, sendo que dentre os diversos benefícios está a minimização dos riscos e dos custos.

Outro ponto positivo é o fato dos espaços serem preparados on demand, podendo o contratante solicitar personalizações que adequem o espaço as suas necessidades. Mas, para a viabilização desse processo são necessários alguns passos conforme detalhados a seguir:

1.Briefing – entender a necessidade e objetivo do cliente, quanto a localização, dimensão e infraestrutura do espaço.

2.Search – após entendimento das necessidades, são identificados imóveis nas localizações especificas com as características solicitadas no briefing. Apresentando diversas opções com detalhamentos dos prós e contras de cada opção.

3.Build – é realizado o processo de readequação e montagem toda estrutura necessária: obras (forro, piso, luminárias, vidros, paredes e divisórias), elétrica (dimensionamento elétrico de acordo com o consumo), lógica (infraestrutura lógica completa e  equipamentos), mobiliário (móveis operacionais, diretoria, lounge, copa, reunião e auditório), equipamentos (máquina de café, bebedouro, geladeiras, micro-ondas e outros)

4.Run – fornecimento da equipe para atividade meio, isto é, recepção, limpeza e técnicos de TI, para a gestão, manutenção e melhoria de operação.

Com esse processo se consegue uma otimização de processos e a entrega muito rápida dos espaços, atendendo médias e grandes corporações que buscam soluções de espaço, gestão e manutenção de escritórios no melhor custo benefício e nas principais capitais do país.

 

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